Notion'da Görev ve Proje Sistemi: İki Veritabanı, Dört Görünüm

Görev mi, proje mi?

David Allen'ın GTD yöntemindeki ayrım işe yarar: tek adımda biten iş **görevdir**, birden fazla adım gerektiren ve bir sonucu olan iş **projedir** (Allen, 2015). “Faturayı öde” bir görevdir; “Taşınma” bir projedir ve içinde onlarca görev vardır. Yöntemin tamamı: [[GTD]].

Bir projenin sonu olmalı. “Sağlık” ya da “Ev” gibi sonu olmayan sorumluluklar proje değil, PARA'daki **alanlardır** (areas); bunları ayrı bir Select alanı ya da üçüncü bir veritabanı olarak tutabilirsin. Ayrım için: [[PARA nedir?]]

1. Veritabanı: Görevler

**Tarih ve Teslim neden ayrı?** Teslimi cuma olan bir işi çarşamba yapmayı planlarsın. Tek tarih alanı ya planı ya teslimi gösterir; ikisini ayırınca “bugün ne yapacağım” ile “neyi kaçırmak üzereyim” ayrı sorular olur.

**Öncelikte üç seviyeden kaçın.** “Yüksek, orta, düşük” ölçeğinde görevlerin çoğu bir süre sonra “yüksek” olur. İki değer karar vermeye zorlar.

2. Veritabanı: Projeler

**İlerleme** formülü, biten görevlerin oranını verir:

let(
  toplam, prop("Görevler").length(),
  if(toplam == 0, 0, round(prop("Görevler").filter(current.prop("Durum") == "Bitti").length() / toplam * 100))
)

Alanı **Show as → Bar** yaparsan her projenin yanında bir doluluk çubuğu görünür. **Sonraki adım** formülü, bitmemiş ilk görevin adını gösterir:

prop("Görevler").filter(current.prop("Durum") != "Bitti").map(current.prop("Görev")).first()

Sonraki adımı boş olan aktif bir proje, takılmış bir projedir; haftalık gözden geçirmede ilk bakacağın yer orasıdır. Formüllerin mantığı: [[Notion formülleri]].

Dört görünüm

Görevler veritabanına:

“Bugün” görünümündeki **≤ bugün** filtresi önemli: dünden kalan görevler kaybolmaz, bugünün listesine düşer. Ana sayfaya “Bugün” görünümünü bağlı görünüm olarak koy; günün listesi her açışta önünde olur. Bağlı görünüm: [[Notion veritabanı temelleri]].

Notion'ın **Home** sayfasındaki **My tasks** bölümü, sana atanan görevleri bütün görev veritabanlarından tek listede gösterir (Notion, 2026a); ekipte çalışıyorsan bunu da kullanabilirsin.

Alt görevler ve bağımlılıklar

**Alt görevler (sub-items).** Veritabanı ayarlarından **More settings → Sub-items → Turn on sub-items** ile açılır. Bir görevin altına daha küçük görevler eklersin; tablo ve listede açılır biçimde ya da düz liste olarak görünürler (Notion, 2026a). Ölçü: alt görev üçü geçiyorsa, o görev aslında bir projedir.

**Bağımlılıklar (dependencies).** **More settings → Dependencies** ile “şu bitmeden bu başlayamaz” bağlantısı kurarsın. Zaman çizelgesinde oklarla görünür; bir görev ertelenince ona bağlı görevlerin tarihlerinin nasıl kayacağını sen seçersin: yalnızca çakıştığında kaydır, aradaki süreyi koruyarak kaydır ya da hiç kaydırma. Hafta sonlarını atlama seçeneği de var (Notion, 2026a).

Kişisel kullanımda bağımlılık çoğu zaman gereksizdir; birkaç kişinin aynı projede sırayla çalıştığı işlerde değerlidir.

Hızlı ekleme

Görev sistemi, görev eklemek zahmetliyse çöker. İki yol:

• **Telefonda:** Görevler veritabanının “Gelen kutusu” görünümünü favorilere ekle. Yalnızca adı yaz; proje ve tarihi sonra verirsin.
• **Bilgisayarda:** Ana sayfaya bir buton koy: **Add page to → Görevler**, ardından yeni sayfayı aç. Butonlar: [[şablonlar, butonlar ve otomasyonlar]].

Haftalık gözden geçirme (20 dakika)

1. **Gelen kutusu görünümü:** Her göreve bir proje ya da bir tarih ver; gerekmeyenleri sil.
2. **Projeler:** Aktif projelerde **Sonraki adım** boş olanlara bir görev ekle. İki haftadır ilerlemeyen projeyi “Beklemede”ye al.
3. **Bu hafta panosu:** Geçen haftadan kalanları bu haftaya taşı ya da bırak.
4. **Önemli:** Bu hafta yalnızca üç göreve “Önemli” ver.

Gözden geçirmeyi her pazartesi açılan tekrarlı bir şablona bağlarsan hatırlamana gerek kalmaz. Gözden geçirmenin genel mantığı: [[gözden geçirme ve sentez döngüsü]].

Sık yapılan hatalar

• **Her proje için ayrı görev listesi.** Bugün ne yapacağını görmek için beş sayfa açarsın. Tek Görevler veritabanı, projeye göre filtre.
• **Her şeye tarih vermek.** Tarihi olan ama o gün yapılmayan görevler “Bugün” listesini şişirir ve listeye güven kaybolur. Yalnızca o gün yapacağın işlere tarih ver.
• **Durum sayısını artırmak.** “İnceleniyor”, “Beklemede”, “Bloklu” gibi durumlar ekip işi için anlamlıdır; kişisel kullanımda üç durum yeter.