Johnny.Decimal: Her Şeyin Bir [[Numarası Var]]

Nereden çıktı?

Johnny.Decimal, Avustralyalı Johnny Noble tarafından geliştirilen ve johnnydecimal.com adresinde ücretsiz olarak yayımlanan bir düzen sistemidir (Noble, t.y.). Adındaki “decimal” (ondalık), kütüphanelerde kullanılan Dewey Onlu Sınıflandırma sistemine bir göndermedir. Melvil Dewey’in 1876’da yayımladığı sistem, kütüphanedeki her kitabı numaralı bir konu hiyerarşisine yerleştiriyordu (Dewey, 1876).

Johnny.Decimal bu fikri kişisel ve küçük ekip ölçeğine indirir. Temel iddia şudur: klasör yapılarının asıl sorunu derinliktir. On katman iç içe klasör, hiçbir şeyi bulunamaz kılar. Derinliği sınırlarsan ve her şeye bir numara verirsen, hem yerleştirme hem bulma kolaylaşır.

Yapı: Alan, Kategori, ID

Sistem üç seviyeden oluşur:

Numaralar şöyle okunur: 11.01 → 1. alanın (10-19) 1. kategorisinin (11) 01 numaralı öğesi. Bu yapıda en fazla iki klasör seviyesi vardır: alan klasörü ve kategori klasörü. ID’ler ise ya kategori klasörünün içindeki klasörler ya da dosyalardır.

10-19 Ev ve yaşam/
  11 Ev ve kira/
    11.01 Kira sözleşmesi/
    11.02 Aidat ve faturalar/
    11.03 Tadilat/
  12 Sağlık/
    12.01 Tahliller/
    12.02 Reçeteler/
20-29 İş/
  21 Müşteriler/
    21.01 Acme Ltd/
    21.02 Yıldız Yapı/
  22 Teklifler/

Neden numara?

İlk bakışta numaralar gereksiz bir yük gibi gelir. Ama birkaç önemli işlevleri var:

1. Sabit sıra. Klasörler her araçta aynı sırada görünür. Türkçe karakterlerin yarattığı sıralama sorunları da ortadan kalkar; Ç ile başlayan bir klasör Z’den sonraya düşmez. Bkz. [[Türkçe karakterler ve dijital notlar]].
2. Kısa ve kalıcı adres. “12.01’deki tahlil sonucunu gönderir misin?” demek, “Drive’da Sağlık klasöründe, tahliller diye bir klasör vardı, onun içinde…” demekten çok daha kısa. Bir ekip ya da aile içinde bu ortak dil gerçek zaman kazandırır.
3. Araçlar arası tutarlılık. Aynı 21.01 numarası Drive’daki klasörün, e-posta etiketinin, not uygulamasındaki notun ve kâğıt dosyanın üzerinde yazabilir. Bir öğenin tüm parçaları aynı numarayla bulunur.
4. Sınır. On alan ve on kategori kuralı, yapının kontrolsüz büyümesini engeller. Bir alanda onuncu kategoriyi açman gerekiyorsa, bu yapıyı yeniden düşünme zamanının geldiğine dair bir işarettir.

Dizin: sistemin hafızası

Johnny.Decimal’in önerdiği önemli bir parça, tüm numaraların listelendiği bir dizindir (Noble, t.y.). Yeni bir ID oluşturduğunda önce dizine yazarsın, sonra klasörü açarsın. Dizin tek bir not, bir tablo ya da basit bir metin dosyası olabilir.

Dizin iki işe yarar:

• Bir numaranın zaten kullanılıp kullanılmadığını gösterir; aynı numaranın iki şeye verilmesini önler.
• Klasörleri açmadan tüm yapıyı bir bakışta görmeni sağlar.

Obsidian ya da Notion’da dizin, her ID için bir not ya da bir veritabanı satırı olabilir. Böylece ID’ler arasına bağlantılar ve kısa açıklamalar eklenebilir.

Kurulum: bir oturumda

1. Kâğıda dök. Hayatındaki (ya da ekibindeki) tüm büyük bilgi alanlarını yaz. Genellikle 4–8 alan çıkar.
2. Alanları numarala. 10-19, 20-29 diye. 00-09 alanını sistemin kendisi için ayırmak yaygın bir uygulamadır (dizin, şablonlar, sistem notları).
3. Kategorileri çıkar. Her alan için 3–7 kategori yeterlidir. On’a yaklaşıyorsan bir alanı ikiye bölmeyi düşün.
4. Dizini oluştur. Tüm alanları ve kategorileri tek bir notta listele.
5. Klasörleri aç. Yalnızca alan ve kategori seviyesinde. ID’leri ihtiyaç doğdukça ekle.
6. Taşı. Mevcut dosyaları kategorilere yerleştir. Karar veremediklerini bir 00.00 Gelen kutusuna at.

Johnny.Decimal ve PARA

İki sistem aynı soruya farklı cevaplar verir:

Bu farklar ikisini birlikte kullanmayı mümkün kılar. Yaygın bir birleşim:

• Projeler ve günlük iş: PARA. Kısa ömürlü, sürekli değişen.
• Evrak ve sabit alanlar: Johnny.Decimal. PARA’nın Alanlar klasörünün içinde numaralı bir yapı.

Kişisel evrak arşivi için bu birleşimin somut bir örneğini [[kişisel evrak arşivi]] yazısında verdik. PARA’nın sabit yapılarda zorlandığı yerleri ise [[PARA’nın sınırları]] yazısında tartıştık.

Eleştiriler ve sınırlar

• Katılık. Numaralar sabittir. Hayatın ya da işin yapısı köklü biçimde değişirse (yeni bir iş, yeni bir iş kolu) yeniden numaralandırma gerekebilir ve bu zahmetlidir.
• Başlangıç maliyeti. Alanları ve kategorileri önceden düşünmek gerekir. PARA’da “dört klasör aç ve başla” mümkünken Johnny.Decimal’de biraz tasarım gerekir.
• Fikirler için uygun değil. Numaralı hiyerarşi, birbirine bağlanan fikirleri değil, belirli bir yere ait nesneleri düzenler. Düşünce notları için bağlantı temelli yöntemler daha uygundur: [[Luhmann’ın not kutusu]].
• On sınırı keyfi görünebilir. Ama sistemin gücü tam da bu sınırdan gelir; sınırı aşmak isteği genellikle yapının yeniden düşünülmesi gerektiğini gösterir.

Kimin için?

• Küçük bir işletme, serbest çalışan ya da aile için ortak Drive düzeni kuranlar
• Evrak, sözleşme, fatura gibi uzun ömürlü belgeleri yönetenler
• Klasör derinliği yüzünden sürekli bir şeyleri kaybedenler
• Dosyalara sesli ya da yazılı olarak kısa ve net bir şekilde atıf yapmak isteyen ekipler